Políticas de Privacidad

POLITICA DE PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS E INFORMACION
OBTENIDA EN TIMCOF GROUP

Síntesis de la Política

mediante la adopción e implementación del PPYCI (Políticas de Privacidad y Confidencialidad e Información), enmarcado en el Sistema de Gestión de Seguridad de la información, se protege, preserva y administra la Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad, Autenticidad y no repudio de la información identificada por parte de la compañía TIMCOF GROUP y sus funcionarios.

El objetivo de esta Política es establecer los requisitos bajo los cuales, cada uno de los miembros de “TIMCOF GROUP S.A.S.” (en adelante, T.G), deben tratar la información originada en el ámbito de la organización, protegiendo dicha información, así como evitando su divulgación no autorizada a terceros que pudiera poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos de la sociedad.

Será considerada información confidencia

  •  La información interna declarada explícitamente como confidencial y la de terceros entregada a T.G bajo acuerdo de confidencialidad. 
  • Datos de trabajadores, cooperativas, proveedores y demás terceras personas
    relacionadas con T.G que no hayan sido difundidos públicamente por T.G o por los
    propietarios de los datos.
  • Documentación relacionada con las actividades de las distintas áreas de T.G que no haya sido difundida públicamente por las mismas.

Alcance

La presente Política es aplicable a todos los trabajadores de T.G y se refiere a acciones individuales y/o conjuntas realizadas por o en nombre de la sociedad.

Esta Política comprenderá todas las actividades, procesos y relaciones establecidas por T.G y sus trabajadores, a todos los niveles, estén éstos formalmente redactados mediante contrato, política, procedimiento o similar, o sean de aplicación mediante la costumbre o práctica habitual.

NORMAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO

Obligación de discreción, secreto y confidencialidad.

– Todos los funcionarios de la compañía T.G deberán asumir la responsabilidad individual o conjunta de sus actos, cuando se incumplan las políticas de privacidad y confidencialidad de la información y de ello obre elementos de prueba que permitan evidenciar fuga de datos protegidos y amparados por la ley de protección de datos dentro del territorio nacional donde se d produzca la falta; es así que.

  • La compañía T.G dirigirá de manera integral la gestión y la implementación de controles físicos y digitales con el fin de mitigar los riesgos derivados de las acciones contra los activos de información de la entidad (violaciones de seguridad, confidencialidad, privacidad, integridad, disponibilidad) dando cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, orientados a la mejora continua y al alto desempeño del SGSI y las PPYCI dentro de la compañía.
  • La compañía T.G protegerá la información contra el acceso no autorizado, con el fin de mantener su Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad, estableciendo niveles de requerimientos de protección que serán administrados y controlados de acuerdo con la naturaleza y uso de la información.
  • La compañía T.G protegerá la información de nuestros funcionarios y clientes de las amenazas originadas por parte del personal interno y/o externo que tenga acceso a la información de la entidad.
La difusión de información confidencial ya sea de manera intencionada o accidental, puede ocasionar graves perjuicios en la imagen de T.G y en las relaciones con trabajadores y terceras personas vinculadas con él. Por ello, con el objeto de garantizar que la información se utilice con el grado de secreto y confidencialidad necesarios, se establecen las siguientes pautas:
 
  • Todos los trabajadores deberán cumplir con el deber de discreción, secreto y confidencialidad en relación con la Información Confidencial de la que disponen para el ejercicio de las tareas propias de su puesto de trabajo o de las correspondientes a su participación en los diferentes comités o grupos existentes en T.G.
  •  Se utilizará la información con fines legítimos y de forma honesta y responsable, y se dará cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos y demás normativa que vele por la confidencialidad de la información. 
  • Se deberá cumplir con el deber de confidencialidad, según lo dispuesto en los contratos suscritos con los diferentes clientes, cooperativa, proveedores, y demás terceras personas vinculadas con T.G
  •  Ningún trabajador deberá, ni durante la vigencia de su relación societaria/laboral, ni una vez finalizada ésta, difundir información confidencial sin la debida autorización de T.G.
  • Se deberá informar con carácter inmediato al superior jerárquico sobre:
  • Cualquier uso, difusión y/o publicación de información confidencial por parte de otros trabajadores
  • Cualquier intento realizado por un tercero ajeno a T.G de obtener información confidencial de cualquier empleado.

Mecanismos establecidos para garantizar la confidencialidad.

  • Firma de un compromiso de confidencialidad o se deberá dejar consignado dentro del clausulado del contrato de trabajo legalmente amparado en la normatividad del país donde este sea contratado, en el momento de la incorporación de un trabajador a T.G. En el documento se informará del deber de secreto y confidencialidad, qué tipo de información es confidencial, etc. La firma es obligatoria y supone la aceptación de la obligación que representa por parte del trabajador.
  • Incorporación de una cláusula de confidencialidad en los contratos firmados por T.G.
  • Firma de un documento de confidencialidad por parte de los contratistas, subcontratistas, consultores, y demás individuos o entidades ajenas, que tengan acceso a información privada y confidencial de ésta, en el desarrollo de su trabajo.
  • Accesos restringidos a la información disponible en la red informática interna. Difusión de información.
  • La difusión de información confidencial, no hecha pública previamente por los
    responsables pertinentes de T.G deberá contar con la autorización de la Dirección.
  • La difusión de material impreso o digital producido por T.G para cualquier fin, la captación de imágenes fotográficas o filmación de cualquier tipo en las instalaciones, así como cualquier otra acción que implique la publicidad de materiales propiedad de T.G, o con su nombre, deberá contar con la autorización de la Dirección.

Incumplimiento de la Política.

Cualquier incidencia o consulta relacionada con esta política se deberá comunicar de manera directa a cualquiera de los funcionarios de la compañía o podrá hacérnoslo saber a través de nuestro “Comité de conducta y “compliance”” o a través de la dirección de correo: djuridico09@gmail.com o dejarnos una denuncia en la opción de PQRSDF de nuestro sitio web www.timcof.com.